Dunia Pengetahuan - Surat dinas adalah alat komunikasi berbentuk kertas dan terdapat sebuah tulisan-tulisan dan memiliki struktur tertentu untuk tujuan tertentu. Sebelumnya saya telah memberikan Contoh Surat Keterangan Kerja dan Contoh Surat pernyataan. Pada kesempatan ini saya akan berbagi informasi tentang bagaimana cara membuat sebuah surat dinas beserta contoh contohnya.
Seperti yang dikatakan oleh Peribahasa Indonesia Dot Com Bahwasannya Surat dinas adalah surat berisi masalah-masalah kedinasan. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain (Marjo, 2008: 15). Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi), (Arifin, 1996: 2).
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat macam itu disebut surat dinas atau surat resmi. (Arifin, 1996: 2).
Adapun ciri-ciri Surat Dinas Adalah :
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu.
Dalam penulisan surat dinas sendiri ada syarat-syarat yang harus diperhatikan, adapun syarat-syarat sebuah surat dinas adalah :
- Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
- isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
- bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
- harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut :
- Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
- Surat dinas sebagi alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat jika diperlukan.
- Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
- Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
- Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Berikut adalah contoh Surat dinas
Surat Dinas, Kumpulan Contoh Surat Dinas
1. Contoh Surat Dinas Pengumuman
PT. ADI PUTRA LAKSANA
Jln. Lintas Timur Gedong Baru Lampung Timur
Lampung
===================================================
No : 754/SP/X/2015 04 Januari 2015
Hal : pengumuman
Yth. Seluruh pelanggan PT. ADI PUTRA LAKSANA
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan tutup buku tahun 2015, kami mengundang para konsumen Mobil Mazda untuk ikut serta dalam acara Tahun baru bersama Mobil Mazda. Acara ini akan berlangsung pada hari Minggu, 25 Januari 2015.
Adapun acaranya adalah sebagai berikut:
1. laporan ketua pelaksana
2. sambutan Presiden komisaris PT ABC MOBIL
3. sekilas tentang perkembangan Mobil Mazda sampai produk terakhir
4. Perkenalan tipe terbaru Mazda
5. hiburan dan pembagian Doorprize
6. ramah tamah
Demikian, apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas silahkan hubungi kami di nomor 0899281443 atau e-mail: pairanmobil@gmail.com
Hormat kami,
Bagus Laksana Putra
Direktur
2. Contoh Surat Dinas Panggilan Kerja
Kode Pos 34595
===========================================================
SURAT PANGGILAN KERJA DARI PERUSAHAAN
Lampung, 05 Desember 2015
No. 345/GC-LPG/X/2015
Yth. Sdr. Kusumo Aji
Banjar Margo No. 134
Tulang bawang, Lampung
Perihal : Panggilan Kerja
Dengan Hormat,
Sehungan dengan hasil tes saudara pada tanggal 02 Maret 2015 yang telah memenuhi kriteria perusahaan kami, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk bergabung di perusahaan kami pada :
Hari : Senin
Tanggal : 02 Januari 2016
Waktu : Pukul 08.00 WIB
Tempat : Jalan Lintas Timur Unit 2 Tulang Bawang No. 145 Lampung
Demikian pemberitahuan dari kami. Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih. Selamat Bergabung di perusahaan kami.
Hormat Kami,
Sugito Purwanto, S.Kom
Direktur
3. Contoh Surat Permohonan Izin
Lampung, 21 Januari
2015
No : 13/X/2015
Hal : Permohonan Ijin Penyelenggaraan Kegiatan
Hal : Permohonan Ijin Penyelenggaraan Kegiatan
Kepada Yth.
Kepala Desa Purwajaya
Di tempat
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam
rangka merayakan HUT Desa Purwajaya ke-45, maka kami sebagai pengurus karang
taruna Desa Purwajaya bermaksud untuk mengadakan kegiatan Pentas Seni Musik
Tradisional Campur Sari, pada :
Hari : Senin
Tanggal : 25 Januari 2015
Waktu : Pkl 08.00 WIB – selesai
Tempat : Lapangan Sepak Bola Desa Purwajaya
Demi
suksesnya acara tersebut, kami selaku panitia meminta ijin dan persetujuan
untuk menggunakan lapangan sepak bola Desa Purwajaya, sehingga acara tersebut
dapat berjalan dengan lancar tanpa ada halangan yang berarti.
Demikian surat ini kami buat, atas ijin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.
Demikian surat ini kami buat, atas ijin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.
Ketua Karang Taruna
Desa Purwajaya
Jajang Sukirman
4. Contoh Surat Dinas Undangan
PEMERINTAH KAMPUNG TANGGULANGIN
DUSUN I TIRTO KENCONO
=======================================================
Nomor : 018/DST/11/2012
Perihal : UNDANGAN
Lampiran : -
Kepada
Yth. Bapak/Sdr Warga Masyarakat Dusun I
Di
Tempat
Salam silaturahmi kami sampaikan, semoga kita tetap dalam lindungan Tuhan Yang Maha Kuasa. Berdasarkan Musyawarah Bapak RT dan Tokoh Masyarakat pada tanggal 12 November 2012 tentang pelaksanaan do’a bersama/suroan maka bersama ini kami mengundang Bapak/Sdr untuk dapat hadir pada :
Hari, tanggal : Kamis malam Jum’at, 6 ke 7 Desember 2012
Waktu : Pukul 19.30 WIB s/d selesai
Tempat : Kediaman Bpk. Shodikin (Kadus I)
Acara : Pelaksanaan Do’a Bersama
Besar harapan kami kepada Bapak/Sdr agar dapat hadir tepat waktu mengingat pentingnya acara. Demikian atas segenap perhatian dan kerja samanya kami ucapkan banyak terima kasih.
Tirto Kencono, 25 November 2012
Pengundang
Kepala Dusun I Tirto Kencono
SHODIKIN
Tembusan disampaikan kepada :
1. Kepala Kampung Tanggulangin
2. Arsip
Itulah Beberapa Contoh Surat Dinas yang saya buat, semoga contoh ini bermanfaat dan bisa membantu anda, sebenarnya masih banyak lagi jenis surat dinas, namun karna terbatasnya waktu saya hanya dapat memberikan contoh beberapa ini semoga bermanfaat.
Baca Juga Kumpulan Contoh Surat Pernyataan dan Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar